Co powinien zawierać prosty program do faktur?

Każdy przedsiębiorca wie, jak ważny w prowadzeniu działalności jest łatwy w obsłudze i funkcjonalny program do faktur. W przypadku niewielkiej firmy nie musi to być jakaś szczególnie skomplikowana i rozbudowana aplikacja. Jak znaleźć prosty i praktyczny program do fakturowania?

Jakie funkcje powinien mieć program do faktur?

Podstawową funkcją każdego programu do faktur jest oczywiście szybkie i skuteczne wystawianie faktur, paragonów i rachunków. Jednak to oczywiście nie wszystko, ponieważ potrzeby firmy są przecież znacznie większe. Niezmiernie ważną opcją jest możliwość wykonywania korekt oraz refaktur. Ponadto program powinien dawać możliwość generowania i przesyłania dokumentów online, np. w formacie pdf. Dzięki możliwości korzystania z aplikacji online przedsiębiorca może wystawić fakturę z dowolnego miejsca na świecie, np. będąc w podróży, czy u klienta. Jest to rozwiązanie niezwykle wygodne i praktyczne.

Bardzo ważną funkcją, którą powinien mieć dobry program do fakturowania jest możliwość stworzenia bazy klientów oraz magazynu. Dzięki temu wystawienie faktury można ograniczyć do wyboru usługi lub produktu oraz klienta. Dokument zostanie wypełniony w sposób automatyczny z uwzględnieniem wprowadzonych wcześniej danych. Jest to niezwykle komfortowe rozwiązanie, dzięki któremu można znacząco przyspieszyć proces wystawiania dokumentacji w firmie.

Kolejną funkcją, która jest bardzo przydatna w prowadzeniu firmy jest pobieranie danych z GUS. Dzięki niej można bardzo szybko wprowadzić do bazy każdego nowego klienta. W tym celu należy podać numer NIP, a wszystkie pozostałe dane zostaną zaimportowane automatycznie. Daje to pewność, że są one poprawne i można je bez obaw umieścić na fakturze, czy innym dokumencie. Dobry program do faktur powinien także posiadać funkcję automatycznej numeracji dokumentów. Znacznie upraszcza to wystawienie faktury w sytuacji, gdy np. komputer uległ awarii i wszystkie dane znajdują się w tzw. „chmurze”.

Jakie cechy powinien mieć dobry program do faktur?

Wybierając prosty i dobry program do fakturowania, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych szczegółów. Przede wszystkim nie powinien on zbyt wiele kosztować. Nie ma sensu opłacanie rocznej licencji, jeśli jest możliwość płatności abonamentowej, np. co miesiąc. Wówczas w przypadku zawieszenia, czy zakończenia działalności nie traci się niepotrzebnie pieniędzy.

Nie zaszkodzi także sprawdzić, czy w razie potrzeby program można rozbudować o dodatkowe funkcje. Przedsiębiorstwo, które stale się rozwija, może po jakimś czasie wymagać nieco innej obsługi, dlatego aplikacja powinna dawać możliwość dokupienia dodatkowych opcji, takich jak chociażby tworzenie raportów sprzedażowych za danych okres, czy możliwość równoczesne inwentaryzacji magazynu i rozliczania się z dostawcami. Prosty program do fakturowania jest tańszy od rozbudowanej aplikacji, niemniej warto myśleć z wyprzedzeniem i pamiętać o tym, że aplikacja powinna zapewniać obsługę w każdym aspekcie prowadzonej działalności.