faktura

Faktury. Kiedy warto je mieć?


 

 

Faktura to dokument potwierdzający transakcję – sprzedaż towaru lub usługi. Jakim wymogom podlega wystawianie faktur? Kiedy należy je zachować i kto ma bezwzględny obowiązek przechowywania faktur sprzedaży i zakupu?

 

Wystawianie faktur: forma, obowiązki, terminy

 

Obowiązek wystawienia faktury spoczywa na każdym przedsiębiorcy, dokonującym sprzedaży usług lub produktów. Dokument należy wystawić do każdej transakcji pomiędzy firmami. Jeżeli nabywcą usługi jest osoba prywatna, fakturę wystawia się na życzenie klienta. Forma i terminy wystawiania faktur są ściśle określone. Poprawnie wystawiony dokument zawiera m.in.: pełne dane sprzedawcy i nabywcy, numery NIP obydwu stron, nazwę i ilość sprzedawanego towaru, ceny produktów (netto) i stawki podatku, kwoty rabatów, łączną wartość sprzedaży netto i ogólną kwotę należności. Poza nielicznymi wyjątkami (np. dla usług budowlanych), fakturę należy wystawić do 15 dnia po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż. Dokument może mieć formę papierową lub elektroniczną.

 

Faktury w firmie a księgowość

 

Faktury sprzedaży i zakupu produktów bądź usług stanowią podstawowy element dokumentacji finansowej firmy. Każdy przedsiębiorca ma obowiązek starannego gromadzenia i przechowywania wszystkich wystawionych i otrzymanych faktur. Od stycznia 2018 roku właściciele wszystkich typów przedsiębiorstw (łącznie z tzw. mikroprzedsiębiorstwami) są zobowiązani do comiesięcznego generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego. Jedną z tzw. struktur pliku jest zestaw faktur sprzedaży VAT (JPK_FA). Faktury zakupu wejdą z kolei w skład ewidencji zakupu i sprzedaży VAT (struktura JPK_VAT). W przypadku korzystania z nowoczesnych programów do fakturowania, tworzenie struktur pliku może odbywać się automatycznie.

Zobacz również  Fracht morski. Jak go wycenić?

 faktura papierowa

Faktury sprzedaży dla osoby prywatnej

 

Sprzedaż dla osoby, która nie prowadzi działalności gospodarczej, jest dokumentowana za pomocą paragonu lub rachunku. Fakturę należy wystawić na wyraźną prośbę nabywcy. W przypadku osób prywatnych, zachowanie faktury (a także paragonu lub rachunku, dokumentującego sprzedaż) może być pomocne w razie konieczności zwrotu lub reklamacji.

 

Jak przechowywać faktury?

 

Faktury to integralna część dokumentacji finansowej każdego przedsiębiorstwa. Zgodnie z obowiązującym prawem, dokumenty te należy przechowywać w sposób staranny i bezpieczny (archiwa nie mogą ulec zalaniu, zniszczeniu ani kradzieży). Do dokumentów księgowych nie powinny mieć też dostępu osoby postronne. Metoda archiwizacji nie jest istotna. Ważne, by dokumenty były posegregowane w kolejności chronologicznej i łatwo dostępne np. w wypadku kontroli skarbowej. Jeżeli chodzi o e-faktury – forma dokumentu powinna być zawsze czytelna, integralna i zabezpieczona przed wprowadzaniem zmian. Właściwe zabezpieczenie form faktur elektronicznych to podstawowy wymóg dobrego programu do księgowania, np.  http://www.reset2.pl.

 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *