Na czym polega archiwizacja dokumentów?
Archiwizacja dokumentów to nic innego jak ich przechowywanie. Taki obowiązek obejmuje zarówno firmy państwowe, jak i niepaństwowe. Każdy właściciel firmy zobowiązany jest przechowywać takie dokumenty i musi przestrzegać państwowych przepisów. Po upływie tego okresu każda firma prowadzona przez przedsiębiorcę może zniszczyć takie dokumenty. Co warto wiedzieć o ich archiwizacji?
Archiwizacja dokumentów – co to takiego?
Archiwizacja dokumentów to nic innego jak ich umiejętne przechowywanie zgodnie z państwowymi przepisami. Każdy z nich musi być odpowiednio sklasyfikowany, a także zabezpieczony, aby w przypadku kontroli firmowej móc bez większych problemów uzupełnić taką dokumentację. Dokumenty firmowe posiadają specjalne oznaczania, dlatego bardzo istotne jest to, aby każdy przedsiębiorca miał je uporządkowane i mógł w łatwy sposób odnaleźć każdy z nich. Po upływie okresu obowiązkowej archiwizacji każda firma może zdecydować się na zniszczenie dokumentów, ale należy to zrobić bardzo dokładnie, aby informacje przedsiębiorstwa nie zostały ujawnione osobom niepowołanym.
Jak prawidłowo powinna przebiegać archiwizacja dokumentów?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak powinna prawidłowo przebiegać archiwizacja dokumentów. Przede wszystkim warto zacząć od podziału ich na właściwe kategorie, to nam zdecydowanie ułatwi porządkowanie. Dokumenty oznaczone symbolem A zwykle wyróżnia ogromna wartość historyczna i warto wiedzieć, że właśnie one nigdy nie podlegają niszczeniu. Oznacza to, że musimy przechowywać je do końca życia. Dokumenty oznaczone literą B oznaczają wszelką dokumentację niearchiwalną, czyli taką, której nie mamy obowiązku przechowywać. Obecność symboli Bc to nic innego jak dokumenty, których już nie będziemy potrzebować. To dokumentacja, którą możemy zniszczyć. Dodatkowym plusem jest fakt, że nie musimy takich zbiorów oddawać firmie utylizacyjnej. Papiery oznaczone dokumentem BE + cyfra to nic innego jak dokumenty, które musimy jeszcze szczegółowo przeanalizować, zanim je wyrzucimy. Możemy nadać im inny stopień klasyfikacji lub poddać utylizacji.
Czas przechowywania dokumentów
Bardzo pomocną wskazówką jest fakt, że dokumenty możemy podzielić na kilka rodzajów. W zależności od tego każdy z nich należy przechowywać przez określony termin uregulowany prawnie. Jeśli przechowujemy dokumenty księgowe przedsiębiorstwa to warto wiedzieć, że musimy to robić przez okres pięciu lat. Dokumentację podlegającą obowiązkowi ubezpieczeń ZUS również należy przechowywać przez okres pięciu lat. Co ciekawe, warto mieć na uwadze, że większość dokumentów związanych z prowadzeniem własnego przedsiębiorstwa należy przechowywać przez pięć lat. Jeśli nie wiemy, jakie to dokumenty to warto pamiętać, że każda firma ma obowiązek przechowywania dokumentów wystawionych po 1 stycznia 2012 roku. Natomiast inne dokumenty, które zostały wystawione po tej dacie, należy przechowywać przez okres 10 lat. To z pewnością ułatwi nam ich klasyfikację w firmie.