Zasady archiwizacji dokumentów biurowych

Każda firma oraz instytucja posiada i wytwarza dokumenty, które mogą być utrwalone na różnych nośnikach danych. Jednym z najpopularniejszych nośników nadal jest papier, którego przechowywanie wymaga sporej ilości miejsca. Zarówno układanie, jak i archiwizowanie dokumentacji papierowej jest bardzo pracochłonne, ale konieczne. Postępowanie z takimi dokumentami nie jest dowolne, ponieważ obowiązują tu zasady określone w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Jakie dokumenty podlegają archiwizacji?

Zgodnie z obowiązującym prawem polskie firmy mają obowiązek archiwizowania:

– dokumentów podatkowych (w tym kopie i oryginały faktur VAT, księgi podatkowe i inne dokumenty);

– dokumentów ZUS (w tym dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i płatniczych);

– dokumentów pracowniczych. Muszą one być odpowiednio sklasyfikowane i oznaczone, aby można je było łatwo odnaleźć, gdy będzie taka potrzeba.

Jak długo przechowywać dokumentację?

W zależności od rodzaju dokumentów należy je przechowywać przez określony czas:

– dokumentację podatkową trzeba przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności;

– dokumenty ZUS – dokumenty zgłoszeniowe przechowuje się przez cały okres prowadzenia działalności, dokumenty rozliczeniowe przez 10 lat od momentu przesłania je do ZUS, a dokumenty płatnicze trzeba przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do momentu potwierdzenia uprawnień emerytalnych;

– dokumenty pracownicze – muszą przechowywane przez 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy.

Jak klasyfikować dokumenty do archiwizacji?

Najczęściej wykorzystywane kryteria podziału dokumentów biurowych to:

– kryterium wartości archiwalnej dokumentacji;

– kryterium podziału ze względu na nośnik;

– kryterium dostępności do dokumentów osób trzecich.

W przypadku stosowania kryterium wartości archiwalnej dokumentacji, dokumentom nadaje się oznaczenia literowe:

– „A” – jest to kategoria, które obejmuje dokumenty o wartości historycznej i materiały archiwalne, które muszą być przechowywane wieczyście;

– „B” – to kategoria niearchiwalnej dokumentacji, która dzieli się na kilka podkategorii, „Bc” – jest to dokumentacja powtarzalna, którą po pełnym wykorzystaniu można zniszczyć w dowolny sposób i nie musi być przechowywana,

–  „B” + arabska cyfra – to dokumentacja, która powinna być przechowywane przez określony czas, określony przepisami. Cyfra przy literce oznacza liczbę lat, przez które należy przechowywać takie akta;

– „BE” + arabska cyfra – tę dokumentację, której po wymaganym okresie przechowywania nie można zutylizować bez poddania jej odpowiedniej ekspertyzie, wykonywanej przez państwowe archiwum. W wyniku ekspertyzy może ulec zmianie kategoria dokumentów.

Kryterium podziału ze względu na nośnik uwzględnia zarówno dokumenty w formie papierowej, jak i elektronicznej. Bardzo często dokumenty papierowe są skanowane i zapisywane na serwerach firm archiwizacyjnych, dzięki czemu dostęp do nich możliwy jest z poziomu internetowej przeglądarki, z każdej sieci domowej.

W przypadku trzeciego kryterium podziału pod uwagę brana jest jawność dokumentów. Dokumentację dzieli się na:

– ściśle tajną;

– tajną;

– poufną;

– zastrzeżoną.