Jak ewidencjonować czas pracy pracownika
Wszystkie obowiązki pracodawcy względem pracowników określa Kodeks pracy. Z niego też wynika jak ewidencjonować czas pracy. Pracodawca ma w tym zakresie obowiązki, a ich nieznajomość i niewypełnianie oznacza kary pieniężne w wypadku kontroli. Dobrze jest więc wiedzieć czym w ogóle jest ewidencja czasu pracy. Programy do jej prowadzenia często są częścią całych systemów komputerowych do prowadzenia firmy, ale można też pokusić się o oprogramowanie tylko do tego celu lub poprowadzić ją ręcznie. Przeczytaj, co musi zawierać dokumentacja ewidencji czasu pracy pracownika.
Karta ewidencji czasu pracy
Karta ewidencji czasu pracy to podstawowy dokument, obowiązkowo prowadzony dla każdego zatrudnionego pracownika i to niezależnie od ich liczby. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej szczegółowo określa, co musi zawierać karta:
- pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
- dyżury, urlopy,
- zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.
Na podstawie tych zapisów ustala się wynagrodzenie i inne świadczenia. Nie ewidencjonować godzin pracy można tylko w przypadku pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, zaś w przypadku pracowników młodocianych istnieją dodatkowe obowiązki – zapisywać należy także godziny pracy w zadaniach dla nich wzbronionych, ale wykonywanych podczas obowiązkowych praktyk.
Lista obecności
Co prawda nie ma już obowiązku prowadzenia listy obecności, ani nie ma przepisów określających jak miałaby ona wyglądać. Można ją prowadzić ręcznie – w formie tabel z podpisami potwierdzającymi obecność czy też godzinę wejścia i wyjścia do i z firmy, ale mogą ją też zastąpić elektroniczne karty. Po co więc ją prowadzić? Ułatwia to ewidencjonowanie godzin, a w razie sporu z pracownikiem taka lista jest solidnym argumentem, a nawet dowodem w sprawie sądowej.
Jak nad tym zapanować?
Oczywiście można prowadzić taką ewidencję ręcznie – ustawodawca nie wyznacza formy prowadzenia karty czasu pracy. Jednak dzisiaj byłaby to strata czasu i pieniędzy. Na rynku istnieją dedykowane ewidencji czasu pracy programy, które można połączyć z kartami magnetycznymi, które będą nie tylko informować system o czasie, w którym pracownik przebywa w przedsiębiorstwie, ale i mogą pomóc kontrolować jego ruch w miejscu pracy (np. otwieranie drzwi do pomieszczeń). Zsynchronizowanie oprogramowania z modułami do naliczania wynagrodzeń może nie tylko odciążyć dział kadr, ale i wykluczyć nieporozumienia i spory o czas pracy z pracownikiem.
Ewidencjonowanie czasu pracy to podstawowy obowiązek pracodawcy względem pracownika. Jest to nie tylko wymóg prawny, ale i duże ułatwienie w codziennym wypełnianiu obowiązków i naliczaniu wynagrodzenia. Warto więc prowadzić ją solidnie.