archiwizacja dokumentów

Zasady archiwizacji dokumentów


Codziennie tworzymy setki, a nawet tysiące dokumentów. Zarówno w domu, jak i w pracy zbieramy wszelkie dokumenty. Jednak, o ile chodzi o prywatne dokumenty możemy pozwolić sobie na pewną dowolność w ich archiwizacji, tak już w dokumentach związanych z pracą należy trzymać się zasad archiwizacji. Poniżej znajdują się najważniejsze informacje dotyczące tego, czym jest archiwizacja i jak archiwizować dokumenty.

Czym jest archiwizacja?

Archiwizacja to kompleksowy proces obejmujący tworzenie, zabezpieczenia i klasyfikowanie dokumentów. Najogólniej dokumenty dzieli się na archiwalne – takie które mają wartość historyczną, np. są ważne dla miasta lub nawet kraju oraz dokumentację niearchiwalną, czyli np. dokumenty zakładu pracy. Wszelkie dokumenty, które trafiają do archiwów muszą być odpowiednio przygotowane – uporządkowane, umieszczone w opisanych odpowiednio teczkach. Dokumenty w teczce powinny być ułożone w kolejności chronologicznej. Przed oddaniem dokumentów do archiwum, powinien być przygotowany spis zdawczo-odbiorczy w czterech egzemplarzach, jeżeli oddawane materiały są archiwalne, a w trzech, jeżeli materiały są niearchiwalne.

Jakie dokumenty określają zasady archiwizacji?

W naszym kraju najważniejszym dokumentem określającym zasady dotyczące archiwizacji jest Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku – o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38 poz 173 z późn. zm.).

Zobacz również  Franczyza jako pomysł na biznes

Ustawa ta mówi dokładnie jakie dokumenty muszą podlegać archiwizacji i określa szczegółowo, jak należy postępować z poszczególnymi dokumentami w określonych kategoriach.

Jakie są kryteria podziału wytwarzanej dokumentacji?

Dokumentacja klasyfikowana jest na podstawie trzech podstawowych kryteriów:

– kryterium wartości archiwalnej dokumentacji;

– kryterium podziału dokumentacji ze względu na nośnik;

– kryterium dostępności do dokumentacji osób trzecich.

Jakie zasady archiwizacji dokumentów są jeszcze istotne?

We wspomnianej ustawie jest mowa o tym, że wszelkie instytucje wytwarzające materiały archiwalne muszą prowadzić archiwa zakładowe. W instytucjach czy zakładach pracy, gdzie wytwarzane są jedynie dokumenty niearchiwalne powinna być prowadzona składnica akt. Coraz bardziej popularnym rozwiązaniem, jeżeli chodzi o składnice akt jest wynajęcie zewnętrznej firmy, która zajmuje się użyczeniem powierzchni do przechowywania akt zakładowych. Jest to dobre rozwiązanie z uwagi na to, że firmy tego rodzaju zatrudniają przeszkolonych odpowiednio pracowników oraz mają warunki do przechowywania akt (duże pomieszczenia o optymalnej temperaturze i wilgotności). Pozwala to również zaoszczędzić miejsce w siedzibie firmy, co jest znaczące szczególnie dla niewielkich przedsiębiorstw.

Firmy tego rodzaju zajmują się również brakowaniem, czyli niszczeniem akt, a także innych dokumentów zapisanych również na nowoczesnych nośnikach danych, w tym na płytach CD, dyskach przenośnych i twardych dyskach. Jest to bardzo ważne, gdyż przeciętne firmy nie posiadają odpowiednich narzędzi do niszczenia nowoczesnych nośników danych.

Zobacz również  Zakupy online - sprawdź, jaką drogę pokonuje Twoja paczka

 

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *